Die ultimative Checkliste für die Weihnachtsfeierplanung

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Wie du ohne Stress und mit viel Freude mit der Planung starten kannst.🎄

Die Weihnachtszeit rückt näher, und mit ihr die Vorfreude auf die jährliche Weihnachtsfeier. Doch bevor der Spaß beginnen kann, gibt es einiges zu planen und zu organisieren. Egal, ob es deine erste Feier ist oder du schon ein alter Hase in der Planung bist, eine Checkliste kann dir helfen, den Überblick zu behalten. In diesem Beitrag haben wir 20 wichtige Punkte zusammengestellt, die du bei der Planung deiner Weihnachtsfeier berücksichtigen solltest. So kannst du sicher sein, dass du an alles gedacht hast und deine Feier ein voller Erfolg wird!

1. Budget festlegen
Bevor du mit der Planung beginnst, ist es wichtig, ein klares Budget zu haben. Das gibt dir einen Rahmen, innerhalb dessen du arbeiten kannst und hilft dir, realistische Entscheidungen zu treffen. Ein klar definiertes Budget verhindert auch unerwartete Ausgaben und stellt sicher, dass du das Beste aus deinen Ressourcen herausholst. Halte deine grobe Budgetplanung am Besten in einer Excel Liste fest, damit du nie den Überblick verlierst. Uns helfen Tools wie Airtable, vor allem wenn man in einem mehrköpfigen Team arbeitet.

2. Gästeliste erstellen
Die Anzahl der Gäste beeinflusst viele andere Aspekte deiner Feier. Eine genaue Gästeliste hilft bei der Kommunikation und sorgt dafür, dass niemand übersehen wird.

3. Datum festlegen
Wähle ein Datum, das für die meisten Mitarbeiter geeignet ist. Eine frühzeitige Festlegung ermöglicht es den Gästen, sich den Termin freizuhalten. Alternativ kannst du dafür auch ein Tool wie doodle oder pollunit benutzen.

4. Location suchen
Der Ort deiner Feier sollte die gewünschte Atmosphäre widerspiegeln und leicht erreichbar sein. Überlege auch, ob es z.B. genügend Parkplätze gibt, oder die Location barrierefrei ist.

5. Catering planen
Essen und Trinken sind oft die Highlights jeder Feier. Überlege, welche Art von Mahlzeit am besten zu deiner Veranstaltung passt und berücksichtige spezielle Ernährungsbedürfnisse für vegane und vegetarische Mitarbeiter. Vergleiche mehrere Anbieter miteinander. Hierbei zahlt sich eine intensive Suche am meisten aus.

6. Unterhaltung organisieren
Gute Unterhaltung kann den Unterschied zwischen einer durchschnittlichen und einer unvergesslichen Feier ausmachen. "Welche Art von Musik oder Aktivitäten passen zu deiner Zielgruppe, passt es zur aktuellen Lage im Unternehmen." Bedenke, viele Dienstleister sind frühzeitig ausgebucht, warte also nicht zu lange mit deiner Entscheidung.

7. Dekoration planen
Die Dekoration sollte das Thema und den Ton der Feier widerspiegeln. Sie kann helfen, eine festliche Atmosphäre zu schaffen. Für ausgefallene Ideen oder spezielle Möbelstücke gibt es Verleihdienstleister, bei denen du von der Tasse bis zum Tisch alles mieten kannst. Bedenke hierbei immer die Anlieferungs- und Abholtage und inwiefern die Location am nächsten Tag bereits wieder genutzt wird.

8. Einladungen versenden
Sobald du die Details deiner Feier festgelegt hast, informiere deine Gäste so früh wie möglich. Du kannst das ganz einfach über einen E-Mail Verteiler machen oder auch eine eigene Eventwebsite anlegen. Das geht mit Website Baukästen super schnell und hilft, neuste Informationen unkompliziert allen zugänglich zu machen. Außerdem ist es echt ein cooles, besonderes Feature

9. Notfallplan erstellen
Es ist immer gut, auf unerwartete Situationen vorbereitet zu sein. Überlege, was passieren könnte und wie du darauf reagieren würdest, z.B. bei schlechtem Wetter oder technischen Problemen. Mach dich nicht verrückt, aber behalte kleine Eventualitäten im Hinterkopf.

10. Transport organisieren
Wenn deine Location nicht zentral gelegen ist, überlege, wie deine Gäste dorthin gelangen und wieder nach Hause kommen. Hier lohnt es sich regionale Busunternehmen und Taxiunternehmen zu kontaktieren, um ggf stündliche Shuttles anbieten zu können.

11. Übernachtungsmöglichkeiten prüfen
Wenn einige deiner Gäste von weiter weg kommen, informiere dich über nahegelegene Hotels oder Pensionen. Kläre das natürlich auch immer mit den Transportunternehmen ab, damit deine Kollegen ihr Gepäck nicht den ganzen Abend dabei haben müssen und genau wissen, wie die Transportzeiten sind.

12. Dresscode festlegen
Gib deinen Gästen Hinweise, was sie tragen sollten, um sicherzustellen, dass alle sich angemessen kleiden. Das ist ein Kann, aber absolut kein Muss!

13. Menüauswahl treffen
Wenn du dich für ein gesetztes Menü entscheidest, wähle Gerichte, die eine breite Palette von Geschmäckern ansprechen. Gibt es viele Nationalitäten in deinem Unternehmen? Sprich im Vorfeld mit deinem Caterer, oft können viele Wünsche erfüllt werden.

14. Getränkeauswahl planen
Von alkoholischen Getränken bis hin zu alkoholfreien Optionen, stelle sicher, dass du eine Auswahl hast, die alle Gäste zufriedenstellt.

15. Technische Ausrüstung überprüfen
Wenn du Präsentationen oder Musik planst, stelle sicher, dass du die notwendige Ausrüstung hast und dass alles funktioniert. Viele Dienstleister haben ein breites Spektrum an toller Eventtechnik, welche die gesamte Feier in ein ganz anderes Licht rücken kann.

16. Sitzplan erstellen
Ein Sitzplan kann helfen, die Interaktion zu fördern und sicherzustellen, dass sich alle Gäste wohlfühlen. Kennen sich die Kollegen noch gar nicht richtig? Eine Art Speed-Dating lockert oft die Stimmung und kann zu neuen Bekanntschaften führen.

17. Personal planen
Von Kellnern bis zu Technikern, stelle sicher, dass du genug Personal hast, um deine Veranstaltung reibungslos ablaufen zu lassen. Hast du eine Location gemietet, übernimmt diese oft die gesamten Serviceplanung.

18. Geschenke oder Goodie Bags vorbereiten
Kleine Geschenke oder Goodie Bags können eine nette Geste sein, um deinen Kollegen für ihr Kommen oder das vergangene Jahr zu danken. Wichtig, bedenke hierbei die steuerrechtlichen Grenzen bei Mitarbeitergeschenken. (In unserem 3 Newsletter, haben wir dazu noch einige Tipps für dich.)

19. Endzeit festlegen
Gib eine klare Endzeit für deine Veranstaltung an, damit deine Gäste planen können und du sicherstellen kannst, dass alles nach Zeitplan verläuft.

20. Feedback einholen
Nach der Feier ist es wertvoll, Feedback von deinen Kollegen zu erhalten. Das kann dir helfen, zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Schick einfach eine Rundmail mit einem Umfragetool, das macht es für die Empfänger einfacher zu antworten.


Eine gut durchdachte Planung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Weihnachtsfeier. Mit dieser Checkliste hast du einen klaren Fahrplan, um sicherzustellen, dass deine Feier reibungslos verläuft und in Erinnerung bleibt. Planst du zum ersten Mal eine Weihnachtsfeier und benötigst Unterstützung, oder bist in deiner Planung schon fortgeschritten und möchtest nur noch ein paar Highlights? Wir haben für jeden Fall die richtigen Ideen und unterstützen dich gerne in dem Rahmen, der für deine Feier genau das Richtige ist.

 

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